Lean Coffee… pour varier les plaisirs en Réunion

Ce que j’aime dans le Lean Coffee c’est l’inattendu, le rythme et la variété des sujets abordés

dixit un participant d’un des derniers Lean Coffee que j’ai organisés.

Vous avez dit Lean Coffee?

En quelques mots, le Lean Coffee est un format plutôt innovant d’animation de réunion, initié en 2009, du côté de Seattle. Il permet d’allier l’informel, la rapidité,  la passion des discussions de café et l’efficacité des bonnes réunions de travail par un cadre et une facilitation favorisant une dynamique collective.

Je le trouve particulièrement approprié pour l’animation de RDV de communautés de pratiques (Chapter, guilde…), de réunions d’équipes de transformation, de sessions de sensibilisation sur une thématique donnée ou encore de certains CODIR… Le Lean Coffee apporte un peu de fraîcheur….

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Avec le Lean Coffee: un cadre structuré mais pas d’agenda de sujets pré-établi !

C’est la force du format, en cela trés similaire au Forum Ouvert (Open Space Technology). Le thème du Lean Coffee est annoncé… pour le reste le détail et les sujets qui seront abordés ne le sont pas.

Les participants (« Les Bonnes Personnes ») construisent ensemble leur agenda, et choisissent les sujets dont elles veulent parler… Ces sujets integreront la colonne « A discuter » de notre Coffee Board…

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Le Lean Coffee … Comment ça marche?

Sans parler d’agenda, j’introduis et pose les règles du café et la succession des activités… L’ouverture est importante pour ceux qui ne sont pas habitués au format.

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Ensuite, et plus classiquement, vont s’enchaîner les phases de collecte et de priorisation des sujets, alternant ainsi Divergence / Convergence, bases d’une bonne facilitation.

Ces trois temps (Ouverture, Collecter, Prioriser) sont indispensables pour nous amener tout naturellement au coeur du Lean Coffee:

les discussions sur les sujets les plus populaires, ceux ayant reçu le plus de votes des participants…

Sur la phase de discussion proprement dite, pas de consensus sur la durée même si le temps consacré à chaque sujet se veut court… Pour ma part, je « timeboxe » chaque discussion à 8 minutes, auxquelles peuvent s’ajouter 3 minutes de discussions supplémentaires à la demande des participants.

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L’avancement se concrétise au travers du Coffee Board

Une fois, les discussions terminées, gardez vous quelques minutes pour la clôture et le tour est joué!