Un Forum Ouvert pour Lancer Votre Transformation

Le « Forum Ouvert »  (OSA) est un formidable outil pour initier le changement et lancer la dynamique collective de  transformation.

La transformation d’une organisation est un sujet complexe et l’un des enjeux majeurs des entreprises d’aujourd’hui. La recherche permanente d’un double alignement (Eveil Agile® Organisation) est l’une des clés pour atteindre les résultats attendus.

 

Forum Ouvert - Tout est prêt

Le forum Ouvert ouvre le chemin et marque le début du changement…

Le forum Ouvert est un pur outil mobilisant l’intelligence collective. Centré avant tout sur les personnes, le format est fondé sur des valeurs participatives, collaboratives et d’échanges. Il est mené dans un climat propice à la créativité et à l’innovation, et offre, sur la forme et le fond, une vague de fraîcheur à l’entreprise. 

Né il y a une vingtaine d’années aux Etats Unis, le Forum Ouvert (Open Space Technology) est aujourd’hui reconnu à l’échelle internationale, pratiqué sur les 5 continents dans des événements regroupant de 5 à 2000 personnes. L’idée de départ du Forum Ouvert est de combiner le niveau de synergie et d’exaltation qu’on retrouve au café avec les activités et les résultats qu’on peut retrouver dans une bonne réunion!

Forum Ouvert Agenda

L’approche, à la fois simple et innovante, permet une réflexion collective notamment autour de la thématique clé de la transformation, par exemple l’agilité ou encore la nécessité pour l’entreprise de se réinventer

La réalisation du Forum Ouvert nécessite pourtant cinq conditions préalables :

  • Un vrai problème à résoudre.
  • Une certaine complexité.
  • Une grande diversité de personnes.
  • De la passion.
  • Un sentiment d’urgence…

… des conditions que l’on retrouve dans les projets de transformation.

Par ailleurs, en développant la responsabilisation des personnes ainsi qu’une nouvelle qualité d’organisation où les groupes autogérés sont la norme, le  Forum Ouvert  devient un véritable accélérateur de changement, pour des résultats concrets et opérationnels.

Contrairement à d’autres évènements ou conférences, le programme d’un Forum Ouvert n’est pas fait à l’avance ; seul son thème ou le problème à résoudre est communiqué aux participants.

Le programme, quant à lui, est défini le jour J de manière collaborative par les participants eux-mêmes. Ces derniers proposent les sujets, liés au thème du Forum Ouvert, sur lesquels ils ont le désir d’échanger puis votent pour ceux qui les intéressent le plus ; les sujets, bénéficiant le plus de votes, c’est-à-dire, les plus populaires sont alors choisis, et constitueront le programme. Une fois ce programme crée, des sessions de travail sont montées de manière émergente afin d’échanger, discuter, débattre mais aussi produire avec les autres participants.

Forum Ouvert Le programme

Un programme établi sur 10 ateliers avec les sujets les plus populaires- Photo Jean Claude GROSJEAN

Le Forum Ouvert repose sur des idées fortes :

La loi des deux pieds :

« Si à n’importe quel moment, vous vous trouvez dans une situation où vous n’apprenez plus rien, ni ne contribuez, servez-vous de vos pieds… »

Les participants sont donc acteurs de leur apprentissage, et choisissent les sessions de travail,  parmi celles menées en parallèle (3, 4 ou 5 par exemple) auxquelles ils vont participer.

4 principes de base :

« Les personnes qui sont là sont les bonnes personnes ».
« Le meilleur moment pour commencer c’est quand ça commence ».
« Ce qui s’est passé n’aurait pas pu se passer autrement ».
« Quand c’est fini c’est fini ».

Toutes ces petites choses qui font la spécificité du Forum Ouvert, ainsi que la dynamique collective, l’énergie et l’intelligence déployées par les participants, et tout simplement les résultats de chaque atelier vont fortement marquer les esprits.

Le forum Ouvert prend une valeur symbolique et devient le véritable Kick-Off de la transformation! C’est déjà une prodigieuse réussite.

Nos « Petits + » pour que cela marche encore mieux !

  • De la préparation en amont pour bien cadrer l’événement : ses objectifs, ses participants, la logistique…
  • De l’investissement du côté de l’entreprise, notamment en libérant tout le monde une demie-journée!
  • Un engagement du Top Management, à qui nous demandons de montrer son soutien, marquer sa présence et de descendre dans l’agora pour faire une partie de l’ouverture en donnant du sens à l’événement et plus globalement à la transformation

  • Un lieu bien choisi, ouvert facilitant les échanges et la circularité au propre comme au figuré, intégrant un grand espace pour la plénière et la salle du marché mais aussi des petits coins pour monter des ateliers de travail

Forum Ouvert Atelier

  • Un ou plusieurs facilitateurs expérimentés coutumiers de ce type d’événements à grande échelle: il ne s’agit pas seulement là d’animer un workshop !
  • Du temps pour la clôture avec par exemple des « pitchs résultats des ateliers » par les participants eux mêmes ou encore un plan d’action établi ensemble
  • Des compte-rendus d’ateliers… et trés vite un « Cahier du Forum Ouvert »: nous demandons aux participants de chaque session de résumer leurs échanges sur 1 ou 2 posters récaps…Synthèse Atelier
    De notre coté, nous consolidons les résultats et les faisons parvenir aux participants.

Alors, vous aussi laissez-vous tenter … et PRÉPAREZ-VOUS à ETRE SURPRIS !

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