Equipes Agiles et Télétravail: pas si simple!

 … To become the absolute best place to work, communication and collaboration will be important, so we need to be working side-by-side. That is why it is critical that we are all present in our offices. Some of the best decisions and insights come from hallway and cafeteria discussions, meeting new people, and impromptu team meetings. Speed and quality are often sacrificed when we work from home. We need to be one Yahoo!, and that starts with physically being together Marissa Mayer

La fin du Télétravail pour les employés de Yahoo!, c’était la décision en 2013 de Marissa Mayer, patronne de Yahoo!, une décision qui eut le mérite de mettre sur le devant de la scène, ce sujet sensible du télétravail et son impact sur la collaboration et l’efficacité du travail.

Une décision apparemment « anti agile » et critiquée de toute part… une affaire de contexte avant tout

La note a fait débat, notamment dans les médias. Elle fut largement critiquée et qualifiée de retour en arrière par beaucoup de salariés, de syndicats et même certains patrons (comme Richard Branson, PDG de Virgin). Les adeptes de l’agilité y voyaient aussi une volonté excessive de contrôle et le non respect des valeurs Agiles.

Et pourtant, la décision de Marissa Mayer était une décision d’Entreprise, propre à une Entreprise, aux prises à sa propre culture, son historique, et plongée dans un contexte concurrentiel qui l’invitait à se renouveler.

Dans l’extrait repris plus haut, la PDG donne du sens à sa décision, partage sa conviction et fait état d’un sentiment d’urgence invitant à l’action: « to become the absolute best place to work, communication and collaboration will be important, so we need to be working side-by-side. Some of the best decisions and insights come from hallway and cafeteria discussions, meeting new people, and impromptu team meetings« .

Retrouver ses racines, faire corps; c’était aussi l’enjeu de la démarche : « Speed and quality are often sacrificed when we work from home. We need to be one Yahoo!, and that starts with physically being together« . A une autre échelle, ça m’a rappelé l’esprit des « War Room », que certains d’entre nous ont vécu, il y a quelques années, quand des projets importants dérapaient… 🙂

Force est de constater, avec le recul, que cette action et les autres n’auront pas été suffisantes pour redresser Yahoo!

Télétravail : un frein à la collaboration ? à l’intelligence collective?

J’ai plusieurs fois accompagné des équipes dont les membres travaillaient à domicile, dans des contextes organisationnels différents. J’ai même pu expérimenter plusieurs modalités chez les télétravailleurs :

  • des équipes où c’est le mode par défaut (qui ne se retrouvent que trés ponctuellement),
  • des équipes qui tournent avec 1 jour ou 2 jours par semaine en télétravail (mardi et jeudi) fixés,
  • d’autres seulement 1 jour, non fixé,
  • avec tout ou partie de l’Equipe concernée.

Alors malgré la nette amélioration des moyens de communication, j’ai pu observer que la différence avec une équipe co-localisée est notable.  L’esprit d’équipe est plus élevé et la collaboration plus efficace quand les personnes travaillent au même endroit, au même moment.

Communication Modes Effectiveness - Scott Ambler
Quand le face à face reste le mode de communication le plus efficace. Communication Modes Effectiveness – Scott Ambler

Evidemment on peut travailler à distance et de nombreux outils se sont développés pour y aider. De nombreuses sociétés, en particulier IT, (cf REMOTE) travaillent exclusivement dans ce format. C’est une réalité. La plupart des études réalisées sur la question attestent par ailleurs de gains de productivité (quand les conditions sont remplies et sans pour autant les comparer avec des pratiques agiles, ultra collaboratives). Des gains sans doute mais qu’en est il de l’impact sur le potentiel créatif et l’esprit d’équipe ?

Scrum, mais aussi les activités facilitées en mode Workshop avec des petits groupes, ou encore les événements Forum Ouvert ou World Café avec des grands groupes … ce n’est pas un hasard si toutes ces nouvelles approches ont en commun de poser le cadre d’une rencontre physique pour travailler ensemble et faire émerger de nouvelles choses en s’appuyant sur l’intelligence collective.

Et donc, Télétravail et Agilité… que fait-on?

Tout n’est pas si simple. Dans le coaching d’organisation et le coaching d’équipe, il y a l’Equipe, en tant que système complexe avec l’ensemble de ces interactions ; il y a aussi les personnes qui la compose et ce qui les motive, ce qu’elles attendent, la question de leur bien être… et quand on parle d’agilité, on remet l’Homme au centre des préoccupations…

Le télétravail désigné comme «  toute forme  d’organisation du travail dans laquelle un travail, qui  aurait également pu être exécuté dans les locaux de  l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les  technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci » (2005) est une attente de beaucoup de salariés, et plus largement une tendance sociétale.

Cette dualité, Personnes / Interactions de personnes se retrouve même dans la 1ere valeur du Manifeste Agile:

« Personnes et Interactions avant processus et Outils »

Si je mise sur les personnes, je peux me mobiliser pour le télétravail; si je mise sur les interactions, je ne choisirai pas le télétravail… Les interactions étant plus riches en face à face.

L’ambiguïté se retrouve aussi dans les principes agiles (12 principes du Manifeste Agile) :

Principe N°5: « Réalisez les projets avec des personnes motivées. Fournissez-leur l’environnement et le soutien dont ils ont besoin et faites-leur confiance pour atteindre les objectifs fixés. » VS Principe N°6: « La méthode la plus simple et la plus efficace pour transmettre de l’information à l’équipe de développement et à l’intérieur de celle-ci est le dialogue en face à face. »

Si je m’en réfère, au principe N°6, j’oublie le télétravail… mais les choses ne sont pas si simples…

85 % des mises en place du télétravail sont d’abord motivées par l’amélioration de la qualité de vie des salariés. Le télétravail apporte des gains personnels (plus de liberté dans la gestion de son temps, profits sur la vie familiale, gains sur le temps de transport, baisse du stress) mais aussi bénéfices écologiques et environnementaux, qui eux aussi peuvent faire pencher la balance…12,4% des salariés français télé travaillent au moins huit heures par mois en 2012 (contre 7% en 2007 et 2,9% en 1999). La tendance est à la hausse en France (même si c’est encore loin des pays nordiques ou même des US avec + de 20%) mais la projection de 47% de la population active concernée d’ici 2015 ne sera pas atteinte.

Dans la balance il ne faut pas perdre de vue, les risques génériques associés au télétravail (cf Rapports bas de page), côté salariés:

  • une difficulté à séparer vie personnelle et vie professionnelle ;
  • une perte de visibilité dans l’entreprise ;
  • une incapacité à s’auto-discipliner (procrastination) et  à gérer de manière autonome sa charge de travail (déstructuration) ;
  • une mise à l’écart du collectif de travail ;
  • une « mercenarisation » de la  relation de travail (la relation entre le collaborateur et l’entreprise devenant  uniquement financière) ;
  • un accès plus restreint à certaines informations (c’était aussi une problématique chez Yahoo!)

Au final, quelques suggestions…

Dans l’entreprise, et encore plus dans une dynamique de transformation, l’alignement est la clé. Le télétravail est de l’ordre du COMMENT, qui selon moi doit être aligné avec le coeur même de la culture d’Entreprise. J’invite donc les managers à revenir à ces Hypothèses fondamentales sur l’Homme au Travail, ces valeurs et croyances partagées. En fonction de celles-ci, le mode Télétravail et son application deviennent une évidence ou non: c’est déjà un premier filtre.

Le rôle du Leader sera également déterminant. A lui de partager sa Vision d’entreprise, d’assurer de la Transparence et le cas échéant, comme l’a fait Marissa Mayer, de partager ses convictions sur le sujet. Les leaders doivent y croire. Sans une forte confiance, présente et perceptible dans l’entreprise, ça ne marchera pas de toute façon.

Pour le reste, même si SCRUM n’interdit pas le télétravail, les plus grands bénéfices des Méthodes Agiles s’observent avec des Equipes dédiées et co-localisées.

De manière plus pragmatique, et pour les entreprises qui choisiront de marier Télétravail et Agilité, voici quelques suggestions, sur la base de ce que j’ai pu observer :

  • Au delà de la dimension RH, poser le cadre du Télétravail et définir les règles du jeu en Equipe:
  • Proposer un télétravail à la carte (pas de jours fixes ou imposés par exemple) mais anticipé idéalement et hors rituels majeurs…
  • Privilégier le présentiel au démarrage du projet et / ou à la mise en place de l’Equipe, en particulier sur la période de cadrage qui peut durer de quelques jours à quelques semaines (cf : Eveil Agile® Projet – Equipe)
  • Limiter le télétravail à quelques jours dans un sprint (en mode exception)
  • Définir ensemble les jours des rituels agiles majeurs (Sprint Planning, Revue de Sprint, Retrospective, Backlog Refinement) pour s’assurer de la présence de tous à tous ces RDV
  • Investir dans des outils collaboratifs au TOP pour faciliter le travail ensemble de chez soi
  • Côté Management, toujours soutenir l’effort d’auto-organisation, et miser sur la confiance 🙂

Bref, le télétravail est donc à envisager entreprise par entreprise, équipe par équipe en tenant compte du contexte et des motivations de chacun!

Deux rapports sur le télétravail:

 La note de Yahoo (2013):

 » Yahoos,

Over the past few months, we have introduced a number of great benefits and tools to make us more productive, efficient and fun. With the introduction of initiatives like FYI, Goals and PB&J, we want everyone to participate in our culture and contribute to the positive momentum. From Sunnyvale to Santa Monica, Bangalore to Beijing — I think we can all feel the energy and buzz in our offices.

To become the absolute best place to work, communication and collaboration will be important, so we need to be working side-by-side. That is why it is critical that we are all present in our offices. Some of the best decisions and insights come from hallway and cafeteria discussions, meeting new people, and impromptu team meetings. Speed and quality are often sacrificed when we work from home. We need to be one Yahoo!, and that starts with physically being together.

Beginning in June, we’re asking all employees with work-from-home arrangements to work in Yahoo! offices. If this impacts you, your management has already been in touch with next steps. And, for the rest of us who occasionally have to stay home for the cable guy, please use your best judgment in the spirit of collaboration. Being a Yahoo isn’t just about your day-to-day job, it is about the interactions and experiences that are only possible in our offices

Thanks to all of you, we’ve already made remarkable progress as a company — and the best is yet to come.

« 

Le cabinet Eveil Agile vous accompagne dans la Transformation Agile de votre Organisation

A propos de Jean-Claude Grosjean 40 Articles
Jean Claude GROSJEAN - COACH d’Organisation. Coach d'Equipes - Coach Agile. PARIS et GENEVE. Je suis l'auteur du Livre "Culture Agile" (2018), véritable guide de transformation agile et organisationnelle et du blog https://www.qualitystreet.fr/ (blog AGILE depuis 2007). J’accompagne la transformation des organisations et coach les PERSONNES, les EQUIPES dans leur nouveau parcours. La facilitation & la formation font aussi partie de mes activités. Me contacter: +33 6.20.98.58.40